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応答の遅延:今年、メールを流している理由

応答の遅延:今年、メールを流している理由



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今回は明日

に: 同僚、職場の知人、友人、家族

BCC: 一括メールリストに私の名前を載せた人

件名: 私は電子メールを捨てています-そして、なぜあなたはそうするべきですか

朝の心拍が速くなり、肩が緊張し、ストレスレベルが急上昇する正確な瞬間を正確に特定できます。通常、午前9時です。デスクに到着し、コンピューターのスイッチを入れて、メールを開きます。それは特に骨の折れる作業ではないはずですが、休暇中に画面から数週間離れて過ごした後、私はそれがフェイルセーフストレストリガーであることに気付きました。私は過去9年間、毎日朝にそれをハイジャックさせてきました。

メロドラマ的に聞こえるかもしれませんが、科学は私の反応が孤立していないことを示唆しています。電子メール通知のpingはドーパミンをトリガーし、ドーパミンは「アイデアに興味を持ち、情報の検索を促進します」とSusan Weinschenk Ph.D.は語りました。 今日の心理学。 「ドーパミン系はオピオイド系よりも強力です。あなたは満足している以上に求める傾向があります。」

はい、この心理的反応は本物であり、生産性に問題をもたらします。 Weinschenkによれば、それは「ドーパミンループ」を引き起こし、そこでは電子メールのチェックとタスクの実行を続けますが、実際には進行しません。実際、ハーバードビジネスレビューで公開された調査では、デジタルの注意散漫の後に勢いを取り戻すには、平均で20分以上かかることがわかっています。

メールのチェックアウトやメッセージへの応答が許可されていない時間帯にメールのブラックアウトを実装し始めるとすぐに、生産性が急上昇しました。 「メールはとても時間がかかります」と起業家のティム・フェリスは言います。 「第一に、それは多くの場合製造された緊急事態を含む、あなたの時間のための全員の議題だからです。第二に、電子メールはあなたがあなたが生産的であると思うようにだますことができます。」これにはメデューサの頭部効果があります。返信して削除する10通のメールごとに、その場所に別の10発芽が発生します。

だから、今のところ、私は私の個人的なスペースのように私のデジタルスペースを尊重することを知っているすべての人に尋ねています:必要に応じて私にメールしてください(BCCに終止符を打ちましょう)、時間が許せば応答することを信頼します、また、私の優先事項は、記録的な速さでメールの返信を消すのではなく、素晴らしい仕事をすることです。ここに、私が仕事を始めた新しいルールのセットと、それらがあなたの時間の価値がある理由を示します。

ルール1:メールのバックアウト時間を設定する

他のタスクに取り組んでいるときにバックグラウンドで実行しているメールを終日開いたままにすると、2つの異なる作業モード(プロアクティブとレスポンシブ)の区別があいまいになります。メールはレスポンシブモードになります-常に追いつき、他の人に書き戻し、リクエストを処理し、重要なものを判断するためにメッセージをふるいにかけています。電子メールのブラックアウト時間を中心に1日を構成することにより、付加価値の高いタスクを確実に最も多くの放送時間で受け取ることができます。

実際の動作は次のとおりです。

9-10 a.m .: メールを確認し、返信して、ファイルしてください。

午前10時〜午後1時: 優先度の高いタスクを完了します(私の場合、ストーリーの提出またはインタビューを行います)。緊急の事態が発生した場合、同僚は私にpingを送信します。

午後1-1:30: 電子メールをスキャンし、タイムリーなメッセージのみを読み取り/応答します。

1:30-5 p.m .: 二次的なタスクに焦点を当てます。

5-6午後: 受信トレイが空になるまで、メールを確認して返信し、ファイルを保存します。

ルール2:ワンタッチルールを試す

このルールは理論的には単純ですが、実際にははるかに困難です。電子メールを開いたら、それを適切に読み、アクション項目をフォローアップして例外を提出する必要があります。厳格に聞こえるかもしれませんが、このルールは電子メールの蓄積を防ぎます。つまり、受信トレイをデジタルToDoリストとして使用するのをやめます。タスクを完了することを思い出させるために電子メールを残す代わりに、紙のto-doリストを保持し、電子メールを提出します。先延ばしをやめると本当に助かった。

ルール3:謝罪をやめる

電子メールルーチン(またはアンチメールルーチン)をテストする最初の数日間、私は多くの罪悪感を感じました。しかし最終的に、私は非常に少数の電子メールが本当に緊急であることに気づきました、そして、それを伝えるために、我々はより良​​い送信者になる必要があります。今、私は緊急のメールを送信するとき、私はそれが件名行でタイムリーであることを識別し、メールメッセージに明確な期限を太字で設定します。

私のメールのボキャブラリーから根絶された一言は?ごめんなさい。 「非常に多くの女性にとって、謝罪は私たちの礼儀正しさの概念と容赦なく関連しています」とスローン・クロスリーはaВに書いています。ニューヨーク・タイムズ 論説。彼女は、謝罪をあまり意味のないフィラー語として使うのをやめ、より断定的な言葉を使うべきだと主張します。結局のところ、24時間年中無休の電子メールルーチンを捨てて以来、私はストレスが少なくなり、集中力が増し、数か月間よりも良い仕事を生み出してきました。